Microsoft Office 365
Computeropleidingen &

Consultancy

Nieuws en persberichten

Zoom Cloud Meetings

Organisaties nemen Zoom Cloud Meetings te snel in gebruik, waardoor veilig gebruik van de software onvoldoende gegarandeerd is.

Sinds dat de wereld overvallen is door het Corona virus is onze dienstverlening voor een groot deel verschoven van het verzorgen van Microsoft Office trainingen naar het geven van advies en ondersteuning aan bedrijven bij het organiseren van digitale vergaderingen. Momenteel ondersteunen wij diverse waterschappen en belastingkantoren bij het digitaal vergaderen in de vorm van advies en training.

Appels met peren vergelijken

Als Microsoft Partner beschikken wij natuurlijk al over de nodige kennis van Skype en Microsoft Teams. In de praktijk blijkt echter dat het vergelijken van bijvoorbeeld Microsoft Teams met specifieke online vergadersoftware, hetzelfde was als het vergelijken van appels met peren. Microsoft Teams is sec geen online vergaderomgeving. Microsoft Teams is een geïntegreerde oplossing binnen de Microsoft Office 365 omgeving waarbij de nadruk ligt op het delen van informatie vanuit de Microsoft Office software.

Non verbale communicatie

Wanneer we Microsoft Teams vergelijken met specifieke online vergadersoftware, zoals Zoom Cloud Meetings, dan ontbreekt het Microsoft Teams aan een aantal belangrijke functies die bedrijven graag willen zien tijdens een online vergadering.  Zo is het feit dat Microsoft Teams tijdens een online vergadering maar vier deelnemers tegelijkertijd LIVE kan weergeven een groot gemis. Deelnemers aan een vergadering willen tijdens een online vergadering elkaar nu eenmaal kunnen zien. De non-verbale communicatie tijdens een online vergadering voegt vaak grote waarde toe voor de voorzitter en de overige deelnemers. Wanneer alle deelnemers aan een online vergadering “ja-knikkend” achter de camera zitten, dan geeft dit de voorzitter informatie of een bepaalde voorgesteld motie in de smaak valt of niet.

Van de software die wij onderzocht hebben zijn momenteel “Zoom Cloud Meetings” en “Jitsi Meet” de enige twee online vergadertools die gelijktijdig meer dan 30 deelnemers kunnen weergeven. Zo kan Zoom Cloud Meetings maar liefst 49 livestreams tegelijkertijd verwerken. Tellen we daarbij de gebruikersvriendelijke interface bij op en het feit dat de software "gewoon werkt", dan zijn dit de ingrediënten voor een explosieve groei sinds het begin van het Corona-tijdperk. Het is dan ook geen verrassing dat Zoom Cloud Meetings momenteel onder grote belangstelling staat.

Negatieve pers

Helaas blijkt deze belangstelling ook een negatieve kant te hebben. Zo wordt Zoom Cloud Meetings in de pers afgedaan als software met groot beveiligingsrisico en wordt door veel organisaties het advies gegeven de software niet te gebruiken. N.a.v. deze berichtgeving hebben veel universiteiten en overheidsorganisaties Zoom Cloud Meetings dan ook in de ban gedaan en mogen medewerkers die bij deze organisatie werken Zoom niet gebruiken.

Haastige spoed is...

Omdat wij onze klanten een eerlijk en goed advies willen geven over het wel of niet gebruiken van Zoom Cloud Meetings hebben wij de afgelopen periode persberichten, waarin veiligheidsproblemen met het gebruik van Zoom werden genoemd, eens kritisch tegen het licht gehouden. Wat blijkt, veel van de genoemde beveiligingsproblemen hadden voorkomen kunnen worden door gebruik te maken van bestaande beveiligingsfuncties binnen de Zoom software. Organisaties laten klaarblijkelijk na, om alvorens Zoom te gebruiken, de software op een goede manier in te richten. De urgentie om de software direct te gebruiken binnen de organisatie is kennelijk zo groot, dat er onvoldoende tijd wordt gereserveerd om de uitgebreide mogelijkheden van de Zoom software te verkennen. Feitelijk zou gesteld kunnen worden dat het gebruik van de Zoom software, met zijn zeer uitgebreide instellingen, via het online “beheer-portal”, door organisaties ernstig wordt onderschat.

Training en advies

Zoom Cloud Meetings is een geweldige online vergaderomgeving die uitgebreide mogelijkheden biedt voor het faciliteren van professionele vergaderingen. Belangrijk is echter dat alvorens de software direct te gebruiken een aantal belangrijke stappen te nemen:

  • De eerste belangrijke stap is om ervoor te zorgen dat de juiste instellingen in de online “Zoom-Admin-omgeving” worden gemaakt. De juiste instellingen in de Admin omgeving zorgen er dan automatisch voor dat alle nieuw te plannen vergaderingen altijd de juiste veiligheidsinstellingen hebben.
  • Een korte online training voor deelnemers aan digitale vergaderingen waarborgt dat de deelnemers weten hoe ze de software optimaal kunnen gebruiken en dat ze op de hoogte zijn van de online “vergader-etiquette” die binnen het bedrijf is afgesproken.
  • Zorg bij openbare vergaderingen, die eventueel via een stream naar buiten worden gepubliceerd, voor een professionele vergadering, waarbij iedere deelnemer dezelfde achtergrond gebruikt en eventueel beschikt over een goed headset, zodat deelnemers ook daadwerkelijk goed te horen zijn.

Het Opleidingscentrum verzorgt al meer dan 25 jaar Microsoft Office trainingen door heel Nederland. Sinds de Corona crisis helpen wij diverse organisaties om op een professionele wijze gebruik te maken van Microsoft Teams, Zoom Cloud Meetings en overige online vergaderomgevingen.

Contact: Marco van Bemmelen
Tel.: 0182 – 620052
www.opleidingscentrum.eu