Digitaal vergaderen met Zoom Cloud Meetings

Organisaties nemen Zoom Cloud Meetings te snel in gebruik en hebben daardoor vaak onvoldoende kennis van de uitgebreide mogelijkheden van de software, waardoor veilig gebruik van de software onvoldoende gegarandeerd is.

Als Microsoft Partner beschikken wij over de nodige kennis van Skype en Microsoft Teams. In de praktijk bleek echter dat het vergelijken van bijvoorbeeld Microsoft Teams met specifieke online vergadersoftware, hetzelfde was als het vergelijken van appels met peren. Microsoft Teams is sec geen online vergaderomgeving. Microsoft Teams is een geïntegreerde oplossing binnen de Microsoft Office 365 omgeving waarbij de nadruk ligt op het delen van informatie vanuit de Microsoft Office software.

Non-verbale communicatie tijdens een online vergadering is van grote waarde

Wanneer we Microsoft Teams vergelijken met specifieke online vergadersoftware, zoals Zoom Cloud Meetings, dan ontbreekt het Microsoft Teams aan een aantal belangrijke functies die bedrijven graag willen zien tijdens een online vergadering.  Zo is het feit dat Microsoft Teams tijdens een online vergadering maar vier deelnemers tegelijkertijd LIVE kan weergeven een groot gemis. Deelnemers aan een vergadering willen tijdens een online vergadering elkaar nu eenmaal kunnen zien. De non-verbale communicatie tijdens een online vergadering voegt vaak grote waarde toe voor de voorzitter en de overige deelnemers.

Online vergadersoftware met meer dan 35 gelijktijdige videostreams

Van de software die wij onderzocht hebben zijn momenteel “Zoom Cloud Meetings” en “Jitsi Meet” de enige twee online vergadertools die gelijktijdig meer dan 30 deelnemers kunnen weergeven. Zo kan Zoom Cloud Meetings maar liefst 49 livestreams tegelijkertijd verwerken. Tellen we daarbij de gebruikersvriendelijke interface bij op en het feit dat de software "gewoon werkt", dan zijn dit de ingrediënten voor een explosieve groei sinds het begin van het Corona-tijdperk. Het is dan ook geen verrassing dat Zoom Cloud Meetings momenteel onder grote belangstelling staat.

Negatieve pers

Helaas blijkt deze belangstelling ook een negatieve kant te hebben. Zo wordt Zoom Cloud Meetings in de pers afgedaan als software met groot beveiligingsrisico en wordt vaak zelfs het advies gegeven de software niet te gebruiken. N.a.v. deze berichtgeving hebben veel universiteiten en overheidsorganisaties Zoom Cloud Meetings dan ook in de ban gedaan en mogen medewerkers die bij deze organisatie werken Zoom niet gebruiken.
Wat blijkt, veel van de genoemde beveiligingsproblemen hadden voorkomen kunnen worden door gebruik te maken van bestaande beveiligingsfuncties binnen de Zoom software. Organisaties laten klaarblijkelijk na, om alvorens Zoom te gebruiken, de software op een goede manier in te richten.

Advies en training

Met onze ervaring bij diverse waterschappen en belastinginningskantoren kunnen wij uw organisatie helpen om op een veilige manier gebruik te maken van de vele mogelijkheden die Zoom Cloud Meetings uw organisatie biedt. Zo kunnen wij helpen met een goede inrichting van de "online-portal" waarmee gelijk de grootste privacy & security problemen gemakkelijk kunnen worden voorkomen. 
Naast het optimaal inrichten van de Zoom omgeving trainen wij uw medewerkers tijdens z.g. "LIVE testvergaderingen", Op deze manier waarborgen wij dat deelnemers, voordat ze daadwerkelijk deel nemen aan een online vergadering, weten hoe het werkt. Tijdens de "LIVE testvergaderingen" worden tevens door een docent de belangrijkste vergaderetiquette behandeld. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat de uiteindelijke online vergadering resulteert in een productieve vergadering,

Bel ons geheel vrijblijvend voor meer informatie, wij delen graag onze kennis en ervaring